Datenarchiv

In der Praxis

Ein archivierter Datensatz muss in einer Art und Weise strukturiert sein, dass andere BenutzerInnen damit arbeiten können. Wenn Sie den Datenmanagementempfehlungen gefolgt sind, so sind die Entscheidungen die an dieser Stelle notwendig werden bereits in einem früheren Schritt getroffen, umgesetzt, kontrolliert und dokumentiert worden.

Abschließende Aufbereitungen des Datensatzes

Idealerweise sollte der Datensatz mittels eines statistischen Standardprogramms, z.B. SAS, SPSS oder Stata zugänglich sein. Grundsätzlich gibt es drei Wahlmöglichkeiten: (a) zur Verfügung stellen eines Rohdatenformats (ASCII) und einer Dokumentation, die es BenutzerInnen ermöglicht, die Daten für die von ihnen benützten Formate aufzubereiten; (b) Speichern der Daten im ASCII Format gemeinsam mit einem Setup-File zur Konvertierung in statistische Standardformate; oder (c) Speichern der Daten in einem statistischen Standardformat. All diese Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile, welche ausführlich im ISPSR-Guide (S. 25-26) erläutert werden.

Im Allgemeinen sind Daten zur Archivierung bereit, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • Der Datensatz ist technisch geeignet und die Dokumentation ist ausreichend um eine Archivierung und Sekundärnutzung zu erlauben.
  • Copyrightfragen sind geklärt und alle rechtlichen Angelegenheiten sind geregelt.
  • Es gibt keine anderen rechtlichen Hindernisse, die gegen eine Archivierung sprechen.
  • Der ursprüngliche Verwendungszweck der Daten behindert die Archivierung nicht.

Schritte der Datenabgabe

Die in den meisten Archiven grundlegenden Arbeitsschritte für die Datenabgabe werden in diesem Abschnitt dargestellt.

  1. Die Datengeber retournieren ein ausgefülltes Datenbeschreibungsformular (quantitativ, qualitativ)sowie die zum angegebenen Projekt gehörenden Daten und Dokumentationen an das Archiv.
  2. Das Archiv führt ein Akquirierungsverfahren durch um sicherzustellen, dass die Daten vollständig und bereit zur Archivierung sind. Das Ziel dieser einleitenden Überprüfung ist die Schaffung eines Datensatzes, in dem alle Fälle vollständig und folgerichtig ausgewiesen und konsistent mit der Kodierung sind. Eine Liste von Punkten, die von den Archiven geprüft werden inkludiert folgendes:
    1. Vollständigkeit der Primärdokumentation: Ist der Fragebogen vorhanden? Ist das Kodierschema vollständig? Ist das Dokumentationsmaterial ausreichend für eine methodologische Beschreibung der Studie?
    2. Überprüfung des Speichermediums: Ist dieses lesbar und frei von Viren?
    3. Überprüfung der Daten: Wurde der richtige Datensatz abgeliefert? Ist die Anzahl der Fälle korrekt? Sind der Fragebogen, das Kodierschema und die Daten konsistent? Gibt es undefinierte oder doppelte Kodes bzw. Fälle?
  3. Falls die Daten akzeptiert werden vervollständigen und retournieren die DatengeberInnen eine Einverständniserklärung. Diese beinhaltet die Konditionen und Verantwortlichkeiten der DatengeberInnen und des Archivs und autorisieren das Archiv zur Aufbewahrung und Weitergabe der Daten unter den vereinbarten Bedingungen.

„Jedes Archiv hat verschiedene Zugangskategorien, welche bei den einzelnen Datensätzen zur Anwendung kommen. Diese reichen vom freien Zugang, über partiellen Zugang zu den Daten bis zu streng überwachten Zugangsbedingungen und werden ebenfalls im Abschnitt über Rechte und Vertraulichkeit behandelt.“