Datenarchiv

Akquisition

Die Daten, welche die Basis der Datenkataloge der meisten Archive bilden, wurden zumeist durch Verhandlungen und Aushandlungsprozesse mit verschiedenen DatengeberInnen akquiriert. Zunehmend werden Daten aufgrund von vertraglichen Regelungen mit, und Bedingungen von Fördergebern sowie rechtlichen Bestimmungen an Archive weitergegeben. Alle CESSDA Archive sammeln und distribuieren Daten, welche für Forschung und Lehre von Interesse sind. Die einzelnen Datenbestände variieren in vielen Bereichen hinsichtlich der inhaltlichen und disziplinären Ausrichtung, hinsichtlich befragter Zielgruppen, Zeitpunkte und geographischen Gebieten der Befragung, sowie in Bezug auf den Umfang der Befragung und die Art der generierten Daten. Aus diesem Grund ist es immer ratsam, das nationale Datenarchiv möglichst früh bezüglich bereits archivierter Daten zu kontaktieren.

Beispiele für von Archiven akzeptierten Datentypen

  • Quantitative Mikrodaten. Die kodierten numerischen Antworten von Umfragen, mit Einträgen für jeden einzelnen Befragten.
  • Makrodaten. Aggregierte Werte, z.B. ökonomische Indikatoren auf Länderebene.
  • Qualitative Daten: Tiefeninterviews, Tagebücher, anthropologische Feldnotizen, Antworten auf offenen Fragen in Umfragen.
  • Multimedia. Eine kleine Anzahl von Datensätzen kann auch Bilddateien, Audioaufzeichnungen bzw. digitales Material enthalten.
  • Papiermedien. Photografien, Berichte, Fragebögen und Transkriptionen, analoge oder audiovisuelle Aufzeichnungen.

Typische quantitative Datenformate beinhalten SPSS, Stata und abgegrenzte Formate (mittels Trennzeichen, z.B. Tabulator). Typische qualitative Datenformate beinhalten ASCII, Excel, Word, RTF und PDF.

Datenquellen von Archiven

  • Offizielle Institutionen, hauptsächlich staatliche Einrichtungen und Universitäten
  • Internationale statistische Institutionen
  • Unabhängige Forschungsinstitutionen mit Förderzuwendungen
  • Markt- und Meinungsforschungsinstitute
  • Historische Quellen
  • Andere weltweite Datenarchive

Vereinbarungen und Abkommen

Als ersten Schritt vereinbaren das Datenarchiv und der/ die DatengeberIn Bedingungen hinsichtlich des Urheberrechtes der Daten und der Zugangsbedingungen zu den Daten. Eine Vereinbarung wird getroffen, welche dem Archiv die Rechte gibt, den betreffenden Datensatz und die dazugehörigen Metadaten zu archivieren, zu verwalten und zu distribuieren. Wichtig zu erwähnen ist weiters, dass das Archiv nur die Rechte besitzt, die Daten zu verwalten; der Datengeber bleibt weiterhin Eigentümer der Daten mit allen Urheberrechten. Dem Archiv kommt mehr die Rolle des Treuhänders und Verwalter der Daten zu, denn die Rolle des Eigentümers. Ein Kernelement des Vereinbarungsprozesses ist es, sicher zu stellen, dass alle Urheberrechtsinhaber der Daten ausgewiesen werden können und ihre Zustimmung zum Transfer der Daten an das Archiv geben.

In den meisten CESSDA Archiven wird von DatengeberInnen oder ArchivmitarbeiterInnen in einem frühen Stadium des Akquirierungsprozesses ein Standardvorerfassungsblatt ausgefüllt. Dieses enthält zusammenfassende Informationen über die DatengeberInnen (oder DatenerheberInnen), den Inhalt der Datenerhebung, die dazugehörigen Metadaten und technische Informationen zur Datenerhebung. Auch können Akquisitionsverfahren durchgeführt werden, um schon im Voraus die Lesbarkeit und die technische Verarbeitbarkeit bestimmen zu können. Viele CESSDA Archive haben Sammlungsrichtlinien entwickelt, welche die Kriterien für die Aufnahme eines spezifischen Datensatz festlegen. Die grundsätzliche Entscheidung über die Annahme eines Datensatzes basiert auf der thematischen Ausrichtung und Bandbreite einer Sammlung und der Verwendbarkeit des Datensatzes durch die wissenschaftliche Nutzergemeinschaft, welche die Archivdienstleistungen in Anspruch nimmt. Das Archiv kann DatengeberInnen dazu auffordern, Format oder Struktur anzupassen oder zusätzliche Metadaten zur Verfügung zu stellen, bevor die Daten endgültig akzeptiert werden.

Sind die Daten angenommen, muss ein Datenbeschreibungsformular (quantitativ, qualitativ) ausgefüllt werden, das inhaltliche und technische Informationen zu den Daten beinhaltet.

Die frühzeitige Kontaktierung eines Datenarchivs ist – wie in diesen Abschnitten beschrieben – ratsam. Ein zeitgerechter und regelmäßiger Dialog mit dem Archiv kann Probleme mit Datenformaten, mangelnder Dokumentation und fehlenden Metadaten bei der Datenabgabe vermeiden und DatengeberInnen während des Forschungsprozesses beim Management ihrer Daten unterstützen.