Phase 7: Archivarische Aktivitäten

Die Archivierung von Forschungsdaten garantiert eine langfristige Verfügbarkeit der Daten für weitere Forschung und verhindert den Verlust wertvoller Ressourcen. Durch die Archivierung und damit die Weiterbearbeitung, Dokumentation und Aufbereitung gewinnen die Daten außerdem oft an Mehrwert. Folgende Aufgabenbereiche fallen im Zuge der Archivtätigkeiten an:

Erhaltung

Datenarchive stellen sicher, dass Daten auch in Zukunft nutzbar bleiben. Bspw. werden Formatkonvertierungen durchgeführt, sodass auch ältere Datensätze von neuen Softwareprogrammen erkannt und mit diesen bearbeitet werden können. Physisches Material wird häufig digitalisiert, um den endgültigen Verlust nach Ablauf der Lebensdauer des Datenträgers zu verhindern. Back-up-Systeme und Sicherheitskopien verhindern, dass es bei technischen oder anders bedingten Zwischenfällen zu Datenverlusten kommt.

Aufbereitung und Qualitätssicherung

Bei der Abgabe der Daten beginnt von Seiten des Archivs ein Aufbereitungsprozess, bei dem die Daten für eine Archivierung organisiert, systematisiert, verzeichnet, bereinigt, formatiert und anonymisiert werden. Dadurch kann ein Datensatz für die weitere Nutzung viel an Wert gewinnen.

Datenbeschreibung

Im Zuge der Archivierung werden vom Datenarchiv Metadaten für den Eintrag des Datensatzes im Datenkatalog erstellt, in welchem NutzerInnen online recherchieren können. Metadaten beinhalten umfangreiche Informationen über den Datensatz und helfen NutzerInnen, sich schnell und unkompliziert einen Überblick über das Projekt zu verschaffen.

Weitergabe

Datenarchive verfügen über Onlinekataloge und Suchfunktionen, die die Auffindbarkeit und Sichtbarkeit der Daten erheblich erhöhen. Einige Analysefunktionen – speziell im quantitativen Bereich – können auch online genutzt werden. Archive verwalten Übersichten über die Häufigkeit und Art der Nutzung, die an DatengeberInnen zurückgespielt werden kann.

NutzerInnen-Support

Archive unterstützen NutzerInnen bei der Suche, der Verwendung, dem Bezug und der Aufbereitung von Daten. Hilfe und Unterstützung werden meist über Email, Telefon oder auch in persönlicher Beratung oder bei diversen Veranstaltungen angeboten.

Trainings und Öffentlichkeitsarbeit

Archive publizieren oftmals Unterlagen und Beschreibungen, um auf einzelne Datensätze aufmerksam zu machen und auf die Tätigkeiten des Archivs hinzuweisen. Auch Einführungsworkshops und andere Veranstaltungen bringen Datenbestände einer weiteren Forschungsgemeinschaft näher. Darüber hinaus werden von Archiven Manuals, Leitfäden und Broschüren zur Verfügung erstellt, die ForscherInnen wichtige Hilfestellungen und Anleitungen in den Bereichen Datenmanagement, Datendokumentation, Forschungsethik, Datenschutz und Sekundärnutzung geben. Veranstaltungen zu diesen Themen bieten die Möglichkeit der Vertiefung.

Schnittstelle für ForscherInnen

Über Datenarchive haben NutzerInnen die Möglichkeit, Forschungsprojekte zu interessanten Themen ausfindig zu machen und Verbindung zu den PrimärforscherInnen aufzunehmen. Auch DatengeberInnen können durch den Zugriff auf die Nutzungsstatistiken ihrer Daten leicht feststellen, wer noch zum selben Thema arbeitet und dadurch Kooperationen etablieren.