Schritte der Datenabgabe

WISDOM begrüßt Datendeponierungen von ForscherInnen und lädt diese dazu ein, sich möglichst frühzeitig im Forschungsprozess mit dem Archiv in Verbindung zu setzen. Ist an eine Archivierung von Beginn der Forschung mitgedacht, so gestaltet sich der Aufwand am Ende wesentlich geringer und unkomplizierter. Datenmanagementstrategien können so auch effektiver und vorausschauend angewandt werden.

Der formale Ablauf gestaltet sich folgendermaßen:

Schritt 1: Deposit Form (Lizenzvereinbarung)

DatengeberInnen füllen ein Deposit Form aus, eine Vereinbarung zwischen DatengeberIn und Archiv, in welchem sie das Projekt spezifizieren, das archiviert werden soll und zustimmen, dass sie InhaberIn oder Bevollmächtigte/r der Nutzungsrechte sind. DatengeberInnen behalten die Eigentumsrechte an den Daten und können diese weiterhin uneingeschränkt verwenden. Dem Archiv kommt mehr die Rolle des Treuhänders und Verwalters der Daten zu, denn die Rolle des Eigentümers. Außerdem bestimmen DatengeberInnen hier eine Zugriffsklasse für den betreffenden Datensatz, welche die Verfügbarkeit der Daten für NutzerInnen und die Bedingungen für die Nutzung festlegt. WISDOM erhält die Berechtigung, die Dokumentation der bereitgestellten Daten im Onlinekatalog zu publizieren und im Falle von Anfragen die Daten – in Übereinstimmung mit der vereinbarten Zugriffsregelung – an NutzerInnen weiterzugeben. WISDOM setzt sich grundsätzlich für einen möglichst freien Zugang zu den Daten im Kontext wissenschaftlicher Forschung und im Rahmen der vereinbarten Nutzungsbedingungen ein. Das ausgefüllte Formular ist unterschrieben an WISDOM zu retournieren.

Zum Deposit Form

Schritt 2: Datenbeschreibung

In weiterer Folge vervollständigen DatengeberInnen ein Datenbeschreibungsformular (qualitatives Projekt / quantitatives Projekt). Dieses soll die inhaltlichen und technischen Eigenschaften der betreffenden Datensammlung dokumentieren und bildet die Grundlage für den Eintrag des Projekts in den WISDOM-Datenkatalog. Mittels der hier von den DatengeberInnen zur Verfügung gestellten Informationen sollen potenzielle NutzerInnen aus der sozialwissenschaftlichen Gemeinschaft einen Überblick über die Daten bekommen. Es werden etwa Informationen abgefragt, wie Titel, PrimärforscherInnen, Fördergeber, Abstract, Methode, Stichprobe, etc. Falls eine Dokumentation vorhanden ist, welche einen Großteil der notwendigen Informationen bereitstellt, ist diese den Daten beizulegen. Es müssen dann nur noch diejenigen Felder ausgefüllt werden, welche dort nicht behandelt werden. Das Formular kann per Email, Post oder über eine gesicherte Datenverbindung an WISDOM retourniert werden. Bitte kontaktieren Sie uns bezüglich der Datenübertragung.

Schritt 3: Übermittlung der Daten

Schließlich werden zusammen mit den anderen Unterlagen auch die Daten selbst übermittelt. Elektronische Daten können per Email oder über eine gesicherte Datenverbindung übermittelt werden. Physische Datenbestände oder größere elektronische Dateien auf Datenträgern können per Post gesendet oder persönlich deponiert werden. WISDOM bevorzugt die Datenformate SPSS, SAS, Excel, RTF, Word, PDF, WAV, JPEG, TIFF und AVI, akzeptiert aber auch andere Formate. In besonderen Fällen werden auch ältere Daten (Kassetten, Papierformate, etc.) angenommen und im Zuge der Archivierung digitalisiert.

DatengeberInnen werden angehalten, nicht nur die Daten selbst (statistischer Datensatz, Interviews, Beobachtungsprotokolle, Bildmaterial, etc.) zur Verfügung zu stellen, sondern auch die Studiendokumentation (Erhebungsformulare, Codebuch, Codieranweisungen, InterviewerInnenanweisungen, Feldprotokolle, etc.), sowie weitere verfügbare Unterlagen und Beschreibungen der Daten (Forschungsdesign, Anträge, Leitfäden, Fragebögen, Forschungsnotizen, Endberichte, Publikationen, etc.). Diese Materialien stellen wichtige Kontextinformationen für die Sekundärnutzung zur Verfügung und helfen, den Forschungsprozess nachvollziehbar zu machen.

Datenarchive setzen voraus, dass zur Archivierung bereitgestellte Daten technisch und rechtlich für eine Weitergabe geeignet, ausreichend dokumentiert und weitgehend fehlerfrei sind. Ein archivierter Datensatz muss in einer Art und Weise strukturiert sein, dass andere BenutzerInnen damit arbeiten können. Wenn ForscherInnen den Datenmanagementempfehlungen, sowie den Hinweisen in den Kapiteln Anforderungen an die Daten und Rechte und Vertraulichkeit gefolgt sind, so wird sich der Aufwand an dieser Stelle des Forschungsprozesses als gering und unkompliziert erweisen. Auch ein zeitgerechter und regelmäßiger Dialog mit dem Archiv kann Probleme mit Datenformaten, mangelnder Dokumentation und fehlenden Metadaten bei der Datenabgabe vermeiden und DatengeberInnen während des Forschungsprozesses beim Management ihrer Daten unterstützen. In jedem Fall und zu welchem Zeitpunkt im Forschungsprozess auch immer, sind ForscherInnen dazu eingeladen, das Archiv zu kontaktieren und eine projektspezifische Beratung hinsichtlich einer späteren Archivierung der Daten in Anspruch zu nehmen.

Schritt 4: Was weiter mit den Daten passiert - Aufbereitung (im Archiv)

Sobald alle Daten und Unterlagen im Archiv eingetroffen sind, beginnt die Datenaufbereitung. Dazu gehören:

1. Prüfung auf Vollständigkeit der Daten und der Metadaten
Eine Reihe von Tests soll sicherstellen, dass die Daten vollständig sind, dem angegebenen Inhalt entsprechen und in sich logisch und kohärent sind. Anfallende Fehler oder Fragen werden an die DatenerheberInnen zurückgegeben. Das Datenarchiv wird im Regelfall fehlerhafte Daten nicht bereinigen. Weitere Überprüfungen der Daten sollen sicherstellen, dass eine ausreichende Dokumentation vorhanden ist, sodass potentielle NutzerInnen den Forschungszweck und Erhebungsprozess nachvollziehen können.

2. Prüfung auf Anonymität der Befragten
Durchführung einer Reihe von Kontrollen auf Vertraulichkeit und Anonymität der Befragten. Dies beinhaltet eine Überprüfung auf offensichtliche Verletzungen (das Vorhandensein von Namen und Kontaktinformationen), sowie auf Identitfizierungsmöglichkeiten durch Verknüpfung von Variablengruppen. Je nach Vereinbarung werden die Daten am WISDOM anonymisiert oder an die DatengeberInnen zur Korrektur retourniert.

3. Konvertierung der Daten und Metadaten in geeignete Weitergabeformate
Nachdem alle Tests abgeschlossen und etwaige Probleme gelöst wurden, wird das Datenmaterial von WISDOM in geeignete Weitergabeformate konvertiert. Dies ist anwenderfreundlich, da die Konvertierung üblicherweise in standardmäßig von der NutzerInnengemeinschaft verwendete Softwareformate durchgeführt wird. Auch die Dokumentationen werden in leicht handhabbare PDF-Formate konvertiert, die über den Datenkatalog downgeloadet werden können.

4. Erstellung eines Datenkatalogeintrags
Sobald die Daten vollständig und bereinigt sind, erstellt das Archiv einen Katalogeintrag im Internet, um eine Suche nach den und das Bestellen der Daten zu ermöglichen. Der Katalogeintrag beschreibt den Inhalt der Studie, sowie Details über die Datenerhebung. WISDOM stützt sich diesbezüglich - wie die meisten anderen CESSDA-Archive - auf den DDI Data Documentation Initiative Dokumentationsstandard. Dabei handelt es sich um einen XML basierenden Metadatenstandard, welcher verwendet wird, um Kataloginformationen zu erfassen und zu speichern. Dieser erlaubt den Austausch von Metadaten mit anderen Archiven in der Form von gemeinsamen, archivübergreifenden Datenkatalogen, bspw. dem CESSDA-Webkatalog. DDI beinhaltet alle Dublin Core Schlüsselfelder und kann in der ISAD(G) (International Standard Archival Description (General)) abgebildet werden.

5. Konservierung
WISDOM stellt den dauerhaften Zugang zu archivierten Daten sicher und garantiert deren Benutzbarkeit im Rahmen der gesamten Datenlebensdauer. Wie die meisten Archive folgt WISDOM einer Konservierungsstrategie, die auf frei verfügbaren und standardisierten Datenformaten, Datenmigration und Datenträgererneuerung basiert. Die Daten werden auf mindestens zwei oder sogar drei verschiedenen Speichermedien gesichert und regelmäßig geprüft und auf neue geeignete Medien transferiert. Zumeist werden deponierte Daten und Dokumentationen auch in ihren Originalformaten erhalten, sowie je nach Datentyp in geeignete Archivierungs- und Weitergabeformate konvertiert. Bevorzugte Formate basieren auf stabilen, herstellerunabhängigen Standards. Konservierungsentscheidungen werden üblicherweise im Kontext der gesamten Sammlungsentwicklungspolitik getroffen und berücksichtigen Kosten, wissenschaftlichen und historischen Wert und Zugänglichkeit der Daten. Die Kosten, um Forschungsdaten zu bewahren, werden im Bericht der Alliance for Permanent Access erläutert.